採用プライバシー通知

1. 目的

Thought Machine Group Limitedおよび当社のグループ会社（以下「Thought Machine」、「当社」、「当社」、「当社の」）は、皆様の個人情報のプライバシーとセキュリティの保護に取り組んでいます。本採用プライバシー通知は、英国一般データ保護規則（「UK GDPR」）、2018年データ保護法、EU一般データ保護規則（「EU GDPR」）、およびその他関連する現地のデータ保護法を含む、関連するデータ保護法および規制に従い、採用プロセス中に当社がどのように皆様の個人情報を収集および処理するかを説明するものです。 

本通知は、直接、人材紹介会社を通じて、またはサードパーティのプラットフォーム経由で応募されるすべての候補者（従業員、労働者、または請負業者として当社での勤務に応募されるか否かを問わず）に適用されます。

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2. 定義

「データ管理者」とは、以下を行う個人または組織を指します。

• 個人データの収集または処理を決定する者
• 処理の目的または結果の決定
• 収集する個人データの種類の決定
• 個人データを収集する対象者の決定

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Thought Machineは、採用プロセスにおいて候補者の個人データを処理する際、データ管理者とみなされます。

「データ主体」とは、個人データ、または保持もしくは取得された追加情報から識別可能な生存する個人を指します。

「個人データ」とは、データ主体に関連するあらゆる情報であり、単独で、または他の情報と組み合わせることで、その個人を直接的または間接的に識別できるものを指します。これには以下が含まれますが、これらに限定されません。

• 氏名
• 役職名
• 年齢
• 住所またはメールアドレス
• IPアドレス（オンライン識別子など）
• 車両登録番号
• 銀行口座情報

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「処理」とは、手動または自動の手段による個人データのあらゆる取り扱いを指します（例：データ収集）。これには、記録、使用、開示、共有、保存に加え、消去や破棄、およびその中間のあらゆる行為が含まれます。

個人データには「特別なカテゴリー」が存在し、これには以下のようなデータが含まれますが、これらに限定されません。

• 人種または民族
• 宗教的または哲学的な信条
• 労働組合への加入状況
• 性的指向
• 遺伝情報または生体情報

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3. データ保護原則

Thought Machineは、英国GDPRおよびその他のデータ保護規制に定められたデータ保護原則を遵守することをお約束します。これに基づき、お客様の個人データは以下の通り取り扱われます。 

• 適法、公正、かつ透明性の高い方法で使用されること（適法性、公正性、および透明性）
• 特定の適法な目的のためにのみ収集されること（目的の制限）
• 適切かつ関連性があり、必要最小限に限定されていること（データの最小化）
• 正確であり、必要に応じて最新の状態に保たれること（正確性）
• 通知した目的のために必要な期間のみ保持されること（保存制限）
• 安全に保管されること（完全性、機密性、およびセキュリティ）

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4. 候補者の個人データ

4.1 収集する個人データの種類

当社は、候補者の個人データとして以下のカテゴリーの情報を収集、保存、処理する場合があります。

• 本人確認および連絡先詳細（氏名、肩書き、写真、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日など）
• 採用および応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、職歴、資格、スキル、経験など）
• 面接および評価に関する情報（面接記録、テスト結果、フィードバックなど）
• 就労資格および身元情報（本人確認書類、ビザ／在留資格、現住所および過去の住所の証明、保険番号、照会先確認、犯罪歴や違反に関する情報、および法的に認められた範囲での身元調査など）
• 候補者との、または候補者に関するやり取り（手紙、メールなど）
• 給与データ（一部の地域）
• 特別なカテゴリーのデータ（機会均等のモニタリング、面接や職場環境調整に必要な健康情報など、関連法規に基づき適切かつ合法的な場合に限る） 
• 音声および映像データ（対面面接時に取得するCCTV映像など）

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4.2 個人データの収集方法

Thought Machineは、採用プロセス（応募段階、面接段階、オンボーディング）において、主に以下の情報源から個人データを収集します：

• 候補者ご本人（応募書類、履歴書、フォーム、面接、およびやり取りを通じて）
• 応募時に利用された人材紹介会社または求人プラットフォーム
• プロフェッショナル向けネットワーキングサイト（LinkedInなど）、およびソーシャルメディアや求人サイトなどの公開情報
• 身元調査会社、照会先、および就労資格確認サービス
• お客様が指定した照会先（前職の雇用主、上司、同僚など）
• 犯罪歴に関する照会（関連法規に基づき、適切かつ合法的な場合に限る）
• セキュリティ対策の実施（CCTVや入退室管理など）

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4.3 個人データの利用目的

当社は、お客様の個人データを以下の目的で使用します：

• スキル、資格、および職務への適性の評価
• 採用プロセスにおける連絡
• 面接、評価、および身元調査の実施
• 本人確認、就労資格の確認、および照会先の確認
• コンプライアンスおよびモニタリングを目的とした採用プロセスの記録保持
• 将来の役割への検討（許可されている場合、かつ異議申し立てがない場合）

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4.4 候補者データを提供しないことを選択した場合

応募の検討に必要な情報（資格証明書や職務経歴など）の提供を求められた際に、それを提供いただけない場合、応募手続きを適切に進めることができません。これには、多様性および機会均等のモニタリングの一環として収集する特別なカテゴリーのデータは含まれません（この点に関する詳細は以下のセクション5をご覧ください）。

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5. 候補者の個人データ処理に関する法的根拠

当社が個人データを使用するには、法的根拠が必要です。当社は以下のいずれか、または複数の法的根拠に基づき処理を行います。  

• 正当な利益：当社または第三者の正当な利益のためにデータを使用する必要がある場合。これは、採用プロセスを公正かつ効率的に管理するなど、本人のプライバシー権を侵害せず、本人および当社（または第三者）の利益となる合理的な範囲内でデータを使用することを指します。
• 同意：任意で行う多様性モニタリングや特定の身元調査など、特定の処理に対して本人の同意を得る場合
• 契約上の義務：雇用契約やその他の契約を締結するための応募手続きにおいて、情報が必要となる場合
• 法的義務：本人確認、就労資格の確認、労働法への準拠など、雇用契約やその他の契約を締結できるかどうかを判断するために、法律や規制により情報の収集が義務付けられている場合
• 公共の利益：法律で定められた公共の利益のために特定の業務を遂行する必要がある場合

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特別なカテゴリーのデータ（健康情報や多様性に関する情報など）を処理する場合、当社は法的要件に従い、適切な保護措置を講じた上でこれを行います。

データ収集の適法な根拠を特定できない場合、そのデータの収集や処理は行いません。

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6. 多様性および機会均等のモニタリング

当社は平等、多様性、包摂性への取り組みの一環として、以下の特別なカテゴリーのデータを収集・処理する場合があります。

• 性別、年齢、民族、国籍
• 障害および健康状態（調整が必要な場合）
• 宗教または信条
• 性的指向

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この情報は任意で収集されるものであり、応募に影響を与えることはありません。統計的な監視、報告、および機会均等に関する法律の遵守を目的としてのみ使用されます。

収集された情報は、以下の通り取り扱われます。

• 応募書類や採用の意思決定プロセスとは分離して保管されます
• 平等性データの監視を担当するスタッフのみがアクセスします
• 可能な限り集計および匿名化された形式で報告されます

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当社は、お客様の明示的な同意に基づき、または該当する場合は雇用および平等に関する法律に基づく義務に従って、この情報を処理します。この情報の提供を拒否した場合でも、応募に影響はありません。 

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7. 応募者の個人データの共有

当社は、以下の対象者とお客様のデータを共有する場合があります。

• 人材紹介会社および採用プラットフォーム（それらを経由して応募された場合）
• 採用システムをサポートするサービスプロバイダー（応募者管理ソフトウェアなど）
• 身元調査機関、照会先、および専門アドバイザー
• Thought Machineグループ各社
• 法令等により義務付けられている法執行機関または規制当局

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当社は、第三者のサービスプロバイダーがお客様の個人データを自社の目的のために使用することを許可していません。当社は、指定された目的のために、かつ当社の指示に従う場合にのみ、個人データの処理を許可しています。当社は、お客様の個人データを第三者に販売または貸与することはありません。

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8. 国際的なデータ移転

お客様の個人データが海外に移転される場合、Thought Machineは、お客様の情報を保護するために適切な保護措置が講じられていることを確認するための適切な措置を講じます。

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9. データのセキュリティ

Thought Machineはプライバシー保護を重視しており、お客様の個人データが紛失、不正利用、不正アクセス、改ざん、または開示されることを防ぐため、適切なセキュリティ対策を講じています。 

当社のすべてのサードパーティサービスプロバイダーおよびThought Machineグループ各社は、当社のポリシーに従い、お客様の個人データを保護するために適切なセキュリティ対策を講じることが義務付けられています。これには、暗号化、物理的なアクセス制限、その他データ処理システムのセキュリティを強化すると当社が判断したツールが含まれます。

当社は、個人データの漏洩が疑われる場合や実際に発生した場合に、それを検知、特定、軽減するためのセキュリティ対策と手順を講じています。また、法律で義務付けられている場合には、関連する個人データの漏洩について、お客様および関係監督当局に通知します。

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10. 人工知能および自動化された意思決定

当社は、採用プロセスを支援するために人工知能（AI）ツールを使用する場合があります。これらのツールは、応募書類のスクリーニング、スキルの評価、意思決定のサポートに役立てられます。AIを活用したすべてのプロセスは人間による監視の対象であり、最終的な採用決定は当社の採用チームが行います。

当社は、利用するAIツールが公平性、正確性、透明性を備えた設計であることを保証します。 

当社は、自動化された意思決定のみに依存することはありません。お客様に重大な影響を及ぼす決定が、自動化された意思決定のみに基づいて行われることはありません。

お客様は、採用プロセスにおけるAIの利用方法に関する詳細情報の開示を求める権利、およびAIが関与する決定に対して異議を申し立てたり、人間による再審査を求めたりする権利を有しています。

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11. データの保持

Thought Machineは、収集した目的のために合理的に必要な期間、お客様の個人データを保管し、不要となった場合には当社のデータ保持ポリシーに従って安全に削除します。法律、規制、または技術上の必要性により保管が義務付けられている場合など、状況によっては、より長期間にわたって個人データを保管することがあります。

当社がお客様の個人データを保持する期間は以下の通りです。

• 採用された候補者の方：ご提出いただいた情報は従業員記録に移管され、当社の「従業員およびスタッフ向けプライバシー通知」に従って保持されます。
• 不採用となった候補者の方：ご提出いただいた情報は、法律により長期の保管が義務付けられている場合、または将来の採用機会への検討に同意された場合を除き、採用プロセス終了後12ヶ月間保持されます。

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12. 候補者のデータ保護に関する権利

当社が保有するお客様の個人データに関して、お客様には以下の権利があります。

• アクセス権 （一般的に「データ主体によるアクセス要求」として知られています） - これにより、当社が保有するお客様の個人データのコピーを受け取り、当社が適法に処理を行っているかを確認することができます。
• 訂正権 – これにより、当社が保有するお客様の不完全または不正確な情報を訂正させることができます。 
• 消去権 （「忘れられる権利」とも呼ばれます） – これにより、特定の状況下において、当社が個人データを処理し続ける正当な理由がない場合に、その削除または抹消を求めることができます。
• 処理を制限する権利 – これにより、お客様は当社に対し、個人データの処理を一時停止するよう求めることができます（例：データが違法に使用されている、またはデータが正確でないと判断した場合）。
• 処理に異議を唱える権利 - 当社が正当な利益に基づいている場合、個人データが収集された目的とは異なる方法（営利目的、自動化、ダイレクトマーケティングなど）で使用されているのであれば、その使用に異議を唱えることができます。
• データポータビリティの権利 - Thought Machineは、お客様がご自身の目的や異なるサービス間で再利用できるよう、お客様の個人データを提供しなければなりません。当社は、一般的に使用されている機械可読形式でデータを提供します。
• 自動化された個別の意思決定に異議を唱える権利 – Thought Machineは、自動化された意思決定およびプロファイリングに関して、個人の権利を尊重しなければなりません。
• 苦情を申し立てる権利 – 適用されるデータ保護規制当局または監督機関（英国情報コミッショナーオフィスなど）に対して苦情を申し立てる権利があります。
• 同意を撤回する権利 （同意が適法な根拠となる場合） - 採用選考の目的で個人情報の処理に同意された場合、お客様はいつでもその同意を撤回する権利を有します。ただし、撤回前の処理の適法性には影響しません。同意の撤回、または苦情、ご要望、ご質問がある場合は、以下までご連絡ください。 dpo@thoughtmachine.net. 

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同意の撤回に関する通知を受領次第、当社は応募書類の処理を停止し、当社の保持ポリシーに従ってお客様の個人情報を安全に破棄いたします。なお、ご依頼への対応にあたり、本人確認をお願いする場合があります。これは、お客様のデータを保護し、安全に管理するための措置です。

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13. お問い合わせ先 

当社のデータ保護責任者は、収集および処理される個人情報が適切に取り扱われるよう、すべてのデータ保護法への準拠を監視・執行する役割を担っています。

本プライバシー通知や、当社による個人情報の取り扱いについてご質問やご懸念がある場合は、以下のメールアドレスから当社のデータ保護責任者までお問い合わせください：dpo@thoughtmachine.net

連絡先：データ保護責任者（Data Protection Officer）

7 Herbrand St, London WC1N 1EX

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14. 苦情について

お客様は、データ保護問題に関する英国の規制当局である情報コミッショナーオフィス（ICO）（www.ico.org.uk）に苦情を申し立てる権利を有しています。ただし、その前に、まずは当社に苦情をお寄せいただくか、不明な点について当社に説明をお求めいただけますようお願いいたします。

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15. 本プライバシーポリシーの変更および変更通知の義務

当社はプライバシーポリシーを定期的に見直しています。過去のバージョンをご希望の場合は、当社までお問い合わせください。

当社が保有するお客様の個人情報は、正確かつ最新の状態に保たれることが重要です。住所やメールアドレスの変更など、当社との関係において個人情報に変更が生じた場合は、速やかにお知らせください。