1. Propósito
Thought Machine Group Limited y las empresas de nuestro grupo (“Thought Machine”, “nosotros”, “nos”, “nuestro”) recopilan y procesan información personal de acuerdo con este aviso de privacidad y en cumplimiento de las leyes y normativas de protección de datos pertinentes, incluido el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (“RGPD del Reino Unido”), la Ley de Protección de Datos de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (“RGPD de la UE”) y cualquier otra ley local de protección de datos pertinente.
Este aviso resume qué información personal podemos recopilar y cómo podemos utilizarla. El compromiso de Thought Machine con la privacidad de los datos refleja el valor que otorgamos a ganarnos y mantener la confianza de nuestros clientes, socios, proveedores y otras personas que comparten sus datos personales con nosotros.
2. Definiciones
Un “cliente” se refiere a cualquier persona o entidad que sea cliente de Thought Machine.
El “tratamiento” se refiere a todas las acciones o el manejo de datos personales por medios manuales o automatizados, por ejemplo, la recopilación, supresión y destrucción de datos, además de todo lo intermedio, incluyendo el registro, uso, divulgación, intercambio y almacenamiento.
Un “responsable del tratamiento” es una persona u organización que:
- Decide recopilar o procesar datos personales;
- Decide cuál será el propósito o resultado del tratamiento;
- Decide qué datos personales deben recopilarse;
- Decide de qué personas recopilar datos personales;
Thought Machine se considera responsable del tratamiento de datos cuando procesa datos personales de clientes, proveedores, socios y otros.
Un “interesado” es una persona física viva que puede ser identificada a partir de datos personales o de información adicional conservada u obtenida. Esto puede incluir a una persona vinculada a un cliente, proveedor o socio potencial o existente.
“Otra parte” se refiere a cualquier persona o entidad, distinta de un cliente, proveedor o socio, que pueda estar tratando con Thought Machine para otros fines.
Un “socio” se refiere a cualquier persona o entidad que colabore con Thought Machine en la entrega e implementación de sus productos o servicios, o que proporcione componentes compatibles que complementen los productos de Thought Machine.
Los “datos personales” son cualquier información relativa a un interesado que pueda utilizarse para identificar a dicha persona, ya sea de forma directa o indirecta cuando se combina con otra información. Esto incluye, entre otros:
- Nombre de una persona
- Cargo profesional
- Edad
- Dirección postal o de correo electrónico
- Dirección IP, p. ej., identificador en línea
- Número de matrícula del vehículo
- Datos bancarios
Existen “categorías especiales” de datos personales que incluyen, entre otros, datos que revelan:
- Origen racial o étnico
- Creencias religiosas o filosóficas
- Afiliación sindical
- Orientación sexual
- Datos genéticos o biométricos
Un “proveedor” se refiere a cualquier persona o entidad que suministre bienes o servicios a Thought Machine
“tercero” se refiere colectivamente a clientes, proveedores, socios y otras partes
3. Principios de protección de datos
Thought Machine se compromete a cumplir con los principios de protección de datos enumerados en el RGPD del Reino Unido y otras normativas de protección de datos, lo que significa que sus datos personales serán:
- Tratados de manera lícita, leal y transparente (Licitud, lealtad y transparencia)
- Recopilados solo para un fin específico y legítimo (Limitación de la finalidad)
- Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario (Minimización de datos)
- Exactos y, cuando sea necesario, mantenidos actualizados (Exactitud)
- Conservados solo durante el tiempo necesario para los fines que le hemos comunicado (Limitación del plazo de conservación)
- Mantenidos de forma segura (Integridad, confidencialidad y seguridad)
4. Datos personales de clientes, proveedores, socios y otros
Como responsable del tratamiento, Thought Machine recopila datos personales con el fin de contactar y mantener relaciones con sus clientes, proveedores y socios. Thought Machine también puede recopilar datos personales de otras partes, incluidos, entre otros, clientes potenciales o aquellas personas que visitan nuestras oficinas o se ponen en contacto con nosotros a través de nuestros canales de comunicación disponibles.
- El tipo de datos personales de clientes, proveedores y otras partes que recopilamos
Los tipos de datos personales que podemos tratar incluyen los siguientes:
- Información de contacto de las personas que representan o actúan en nombre de un tercero, por ejemplo, nombre, nombre de la empresa, cargo, número de teléfono, correo electrónico, perfil en redes sociales y otros datos de contacto
- Grabaciones de CCTV de los visitantes que hayan accedido a cualquiera de las oficinas de Thought Machine
- Otros datos de identificación para verificar la identidad de las personas que representan o actúan en nombre de un tercero, por ejemplo, fecha de nacimiento o documento(s) de identidad
- Determinados datos técnicos cuando interactúa y utiliza nuestro sitio web, por ejemplo, dirección de protocolo de internet (IP), tipo y versión de navegador, configuración de zona horaria y ubicación, tipos y versiones de complementos del navegador, sistema operativo y plataforma, ID de dispositivo y otra tecnología en los dispositivos que utiliza para acceder a nuestro sitio web
- Datos de uso, por ejemplo, información sobre cómo interactúa y utiliza nuestro sitio web, productos y servicios
- Nombre de usuario, si se le ha concedido acceso al Portal Vault en nombre de su organización
- Datos de marketing y comunicaciones, por ejemplo, sus preferencias para recibir información comercial nuestra y sus preferencias de comunicación, si muestra interés en nuestros productos o servicios o realiza una consulta en nuestro sitio web
Thought Machine puede anonimizar o agregar cualquier información que recopilemos y utilizarla para cualquier fin, incluidos fines de investigación y desarrollo de productos. Dicha información no identificará individualmente a ninguno de nuestros clientes, proveedores, socios y otras partes y no constituye datos personales, ya que no revela su identidad directa (ni indirectamente).
- Cómo recopilamos los datos personales de clientes, proveedores y otras partes
Thought Machine recopila datos personales:
- Directamente de usted, por correo postal, correo electrónico, teléfono u otros medios, si nos facilita sus datos personales rellenando el formulario de consulta en línea de nuestro sitio web, solicita que le enviemos información de marketing, nos da su opinión o se pone en contacto con nosotros
- En el transcurso de la oferta o prestación de nuestros servicios si usted actúa en nombre de un cliente, socio o proveedor
- Automáticamente cuando interactúa con nuestro sitio web, por ejemplo, mediante ciertos datos técnicos sobre su equipo, acciones y patrones de navegación mediante el uso de cookies y otras tecnologías similares
- De terceros o fuentes de acceso público para fines de marketing. Thought Machine puede obtener datos de contacto de terceros, pero solo sobre una base legal cuando sea de interés para posibles clientes, proveedores y socios conocer los productos y servicios de Thought Machine
También podemos recibir datos personales de fuentes públicas, sitios web o aplicaciones móviles que usted visite, o de terceros con los que hayamos colaborado, como proveedores de análisis, organizaciones de investigación de inteligencia, proveedores de información de búsqueda, plataformas de marketing, agencias de contratación, socios comerciales o subcontratistas. En ese caso, llevamos a cabo la diligencia debida adecuada sobre dichos terceros y una evaluación basada en el riesgo de la base legal para el tratamiento de dicha información personal compartida con nosotros.
Si nos proporciona datos personales en relación con otra persona que represente a nuestro cliente, proveedor, socio u otra parte, usted confirma que les ha facilitado la información expuesta en este aviso de privacidad.
- Cómo utilizamos los datos personales de clientes, proveedores y otras partes
Thought Machine puede utilizar los datos personales de clientes, proveedores, socios y otras partes para:
- Desarrollar y gestionar nuestra relación con clientes, proveedores, socios y otras partes, tanto potenciales como actuales. Esto puede incluir la prestación de servicios o la realización de trabajos que un cliente, proveedor, socio u otras partes hayan solicitado o que estemos obligados contractualmente a realizar
- Comunicarnos con clientes, proveedores, socios y otras partes, tanto potenciales como actuales. Esto puede incluir: (i) informar a nuestros clientes, socios u otras partes sobre productos y servicios de Thought Machine que puedan ser de su interés; (ii) proporcionar información sobre productos o servicios relevantes de Thought Machine, incluyendo, por ejemplo, información sobre precios, facturas, envíos o información de producción; y (iii) responder a preguntas o consultas de nuestros clientes, proveedores, socios u otras partes
- Administrar y proteger nuestra empresa y nuestro sitio web (incluyendo la resolución de problemas, análisis de datos, pruebas, mantenimiento de sistemas, soporte, elaboración de informes y alojamiento de datos)
- Utilizar análisis de datos para mejorar nuestro sitio web, productos/servicios, relaciones y experiencias con los clientes, así como para medir la eficacia de nuestras comunicaciones y marketing
Thought Machine también puede utilizar datos personales de clientes, proveedores, socios y otras partes para otros fines coherentes con el contexto en el que se recopiló la información o con su consentimiento.
- Marketing directo
Puede recibir comunicaciones de marketing nuestras si nos ha solicitado información o ha adquirido bienes o servicios de nuestra parte y no ha optado por no recibir dichas comunicaciones.
- Exclusión de marketing
Puede solicitar que dejemos de enviarle comunicaciones de marketing en cualquier momento siguiendo los enlaces de exclusión incluidos en cualquier comunicación de marketing que le enviemos o poniéndose en contacto con nosotros (dpo@thoughtmachine.net).
Si decide no recibir comunicaciones de marketing, seguirá recibiendo comunicaciones relacionadas con el servicio que sean esenciales para fines administrativos o de atención al cliente.
5. Base legal para el procesamiento de datos personales de clientes, proveedores, socios y otras partes
Debemos tener una base legal para utilizar sus datos personales. Nos basamos en una o más de las siguientes bases legales:
- Ejecución de un contrato: Para establecer o llevar a cabo nuestras obligaciones contractuales y ejecutar acuerdos con clientes, proveedores, socios u otras partes en relación con nuestros productos y servicios.
- Intereses legítimos: Para permitir el funcionamiento de nuestro negocio o perseguir intereses legítimos, por ejemplo, facilitar y personalizar nuestras interacciones con usted, notificarle cambios en nuestros servicios y productos, comprender sus necesidades y realizar análisis y comparaciones para conocer su opinión sobre nuestros productos y servicios, realizar actividades de marketing dirigidas para establecer una relación con un cliente, analizar datos personales, realizar gestiones internas e informes de gestión, y gestionar y administrar nuestras medidas de seguridad.
- Consentimiento: Su consentimiento, para complementar una obligación contractual o un interés legítimo, o cuando ninguna de estas dos bases exista.
- Obligación legal: Para cumplir con las leyes y proteger nuestros derechos legales, en relación con los requisitos de información según las leyes aplicables, reclamaciones legales, fines de cumplimiento y de investigación regulatoria (incluida la divulgación de información en relación con procesos legales o litigios), y otros informes de cumplimiento y ética.
En caso de que no se pueda determinar una base legal para la recopilación de datos, no los recopilaremos ni procesaremos.
6. Compartir y transferir datos personales
Thought Machine puede necesitar realizar transferencias internacionales de Datos Personales por medios electrónicos u otros:
- Entre las empresas del grupo Thought Machine, incluidas nuestras diversas sucursales y oficinas en muchas partes del mundo. Thought Machine ha implementado acuerdos de procesamiento de datos para garantizar que las transferencias estén sujetas a controles de protección de datos de los más altos estándares. Esto puede incluir cláusulas estándar aprobadas por la Comisión Europea y la Oficina del Comisionado de Información, así como acuerdos de transferencia de datos adecuados.
- A terceros procesadores (algunos de los cuales pueden estar ubicados fuera del Reino Unido o del Espacio Económico Europeo (EEE)) para cualquiera de los siguientes fines o una combinación de ellos:
- si estamos legalmente obligados a hacerlo
- cuando necesitemos cumplir con nuestros acuerdos contractuales con nuestros clientes, en el caso de proveedores de alojamiento de plataformas, CRM y otros proveedores tecnológicos; y
- para apoyar nuestra actividad, en el caso de proveedores de servicios de marketing, proveedores de encuestas, organizadores de eventos y agencias digitales
Al contratar a terceros, nos aseguramos de que cumplan plenamente con el RGPD y la ley de protección de datos aplicable en su jurisdicción antes de trabajar con ellos, limitando, entre otras cosas, el uso que hacen de los datos personales a los servicios que prestan en nuestro nombre.
Los datos personales que los cesionarios y terceros posean en relación con nuestros clientes, proveedores, socios y otras partes no se conservarán más tiempo del necesario para los fines para los que se procesan, y se tomarán todas las medidas razonables para eliminar la información cuando ya no sea necesaria.
7. Conservación de datos
Thought Machine almacenará los datos personales de clientes, proveedores, socios y otras partes durante la duración de nuestra relación con la parte pertinente, y durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines para los que fueron recopilados, tal como se explica en este aviso de privacidad. En algunas circunstancias, podemos almacenar sus datos personales durante períodos más largos, por ejemplo, cuando estamos obligados a hacerlo de acuerdo con requisitos legales, reglamentarios, fiscales, contables o técnicos necesarios.
En circunstancias específicas, podemos almacenar sus datos personales durante períodos más largos para mantener un registro preciso de sus interacciones con nosotros en caso de reclamaciones o disputas, o si consideramos razonablemente que existe la posibilidad de litigio relacionado con sus datos personales o nuestras relaciones.
8. Seguridad de los datos
Thought Machine se toma la privacidad muy en serio y hemos implementado medidas de seguridad adecuadas para evitar que sus datos personales se pierdan, utilicen o accedan de forma accidental o no autorizada, o que sean alterados o divulgados.
Todos nuestros proveedores de servicios externos y las empresas del grupo Thought Machine deben adoptar medidas de seguridad adecuadas para proteger sus datos personales de acuerdo con nuestras políticas. Estas pueden incluir cifrado, seguridad de acceso físico u otras herramientas que consideramos que mejoran la seguridad de nuestros sistemas de procesamiento de datos.
Limitamos el acceso a sus datos personales según la necesidad de conocerlos mediante membresías de grupos LDAP. Nuestros empleados, contratistas y agentes están sujetos a un estricto deber de confidencialidad y deben utilizar los datos personales únicamente de acuerdo con nuestras instrucciones y no para otros fines.
Contamos con medidas y procedimientos de seguridad para detectar, identificar y mitigar posibles brechas de seguridad de datos personales, reales o sospechadas, y le notificaremos a usted y a la autoridad de control pertinente en caso de una brecha de datos personales relevante cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.
9. Toma de decisiones automatizada
No dependemos exclusivamente de la toma de decisiones automatizada. No estará sujeto a decisiones que tengan un impacto significativo en usted basadas únicamente en procesos automatizados.
10. Derechos del interesado
Usted tiene varios derechos en relación con los datos personales suyos que conservamos:
- Derecho de acceso (comúnmente conocido como "solicitud de acceso del interesado") - Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los estamos tratando legalmente
- Derecho de rectificación – Esto le permite corregir cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted
- Derecho de supresión (también conocido como el "derecho al olvido") – Esto le permite, en determinadas circunstancias, solicitarnos que eliminemos o suprimamos datos personales cuando no exista una razón válida para que sigamos tratándolos
- Derecho a la limitación del tratamiento – Esto le permite solicitarnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si considera que se están utilizando de forma ilegal o que los datos no son correctos
- Derecho a oponerse al tratamiento - Cuando nos basamos en un interés legítimo, usted puede oponerse a que se utilicen sus datos personales si no se están utilizando de la manera para la que fueron recopilados (por ejemplo, con fines de lucro, automatización o marketing directo)
- Derecho a la portabilidad de los datos - Thought Machine debe facilitarle sus datos personales para que pueda reutilizarlos para sus propios fines o en diferentes servicios. Debemos proporcionarlos en un formato de uso común y lectura mecánica
- Derecho a oponerse a la toma de decisiones individuales automatizadas – Thought Machine debe respetar los derechos de las personas en relación con la toma de decisiones automatizada y la elaboración de perfiles
- Derecho a presentar una reclamación – Tiene derecho a presentar una reclamación ante el organismo regulador o la autoridad de control de protección de datos pertinente (por ejemplo, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido)
- Derecho a retirar el consentimiento (cuando el consentimiento es la base legal) - Si ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales con fines de nuestro proceso de selección, tiene derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, lo cual no afectará a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada del mismo. Para retirar su consentimiento, o para cualquier reclamación, solicitud o consulta, las personas interesadas deben ponerse en contacto con dpo@thoughtmachine.net.
Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de procesar su solicitud y, sujeto a nuestra política de retención, eliminaremos sus datos personales de forma segura. Es posible que le pidamos que verifique su identidad antes de tramitar la solicitud; esto es para garantizar que sus datos estén protegidos y seguros.
11. Datos de contacto
Nuestro Delegado de Protección de Datos tiene el cometido de supervisar y hacer cumplir el cumplimiento de todas las leyes de protección de datos, para garantizar que los datos personales que se recopilan y procesan se traten de forma adecuada.
Si tiene alguna pregunta o duda sobre este aviso de privacidad o sobre cómo tratamos sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos a través de la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@thoughtmachine.net
Dirección de contacto: Delegado de Protección de Datos
7 Herbrand St, Londres WC1N 1EX
12. Reclamaciones
Tiene derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ICO), el organismo regulador del Reino Unido para cuestiones de protección de datos (www.ico.org.uk). No obstante, antes de hacerlo, le rogamos que primero nos presente su reclamación o nos pida una aclaración si hay algo que no comprende.
13. Cambios en esta Política de Privacidad y su deber de informarnos de los cambios
Revisamos nuestra política de privacidad periódicamente. Puede obtener versiones anteriores poniéndose en contacto con nosotros.
Es importante que los datos personales que tenemos sobre usted sean exactos y actuales. Le rogamos que nos mantenga informados si sus datos personales cambian durante su relación con nosotros, por ejemplo, si cambia su dirección postal o de correo electrónico.
