1. Propósito
Thought Machine Group Limited y las empresas de nuestro grupo (“Thought Machine”, “nosotros”, “nos”, “nuestro/a/os/as”) se comprometen a proteger la privacidad y la seguridad de su información personal. Este aviso de privacidad para procesos de selección describe cómo recopilamos y procesamos su información personal durante nuestro proceso de contratación, de conformidad con las leyes y normativas de protección de datos pertinentes, incluido el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (“RGPD del Reino Unido”), la Ley de Protección de Datos de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (“RGPD de la UE”) y cualquier otra ley local de protección de datos aplicable.
Este aviso se aplica a todos los candidatos que presenten su solicitud directamente, a través de agencias de selección de personal o mediante plataformas de terceros (independientemente de si solicita un puesto como empleado, trabajador o contratista).
2. Definiciones
Un “responsable del tratamiento” es una persona física o jurídica que:
- Decide recopilar o procesar datos personales
- Decide cuál será el propósito o el resultado del tratamiento
- Decide qué datos personales deben recopilarse
- Decide sobre qué personas recopilar datos personales
Thought Machine se considera responsable del tratamiento cuando procesamos datos personales de candidatos durante nuestro proceso de selección.
Un “interesado” es una persona física viva que puede ser identificada a partir de los datos personales o de información adicional conservada u obtenida.
Los “datos personales” son cualquier información relativa a un interesado que pueda utilizarse para identificar a la persona directa o indirectamente cuando se utiliza junto con otra información. Incluyen, entre otros:
- Nombre de una persona
- Cargo profesional
- Edad
- Dirección postal o de correo electrónico
- Dirección IP, p. ej., identificador en línea
- Número de matrícula del vehículo
- Datos bancarios
El “tratamiento” se refiere a todas las acciones o gestiones de datos personales por medios manuales o automatizados (por ejemplo, la recopilación de datos), su supresión y destrucción, además de todo lo que ocurre entre medias, incluyendo el registro, uso, divulgación, intercambio y almacenamiento.
Existen “categorías especiales” de datos personales que incluyen, entre otros, los datos que revelan:
- Raza u origen étnico
- Creencias religiosas o filosóficas
- Afiliación sindical
- Orientación sexual
- Datos genéticos o biométricos
3. Principios de protección de datos
Thought Machine se compromete a cumplir con los principios de protección de datos enumerados en el RGPD del Reino Unido y otras normativas de protección de datos, lo que significa que sus datos personales serán:
- Se utilizan de manera lícita, leal y transparente (Licitud, lealtad y transparencia)
- Se recopilan solo con fines específicos y legítimos (Limitación de la finalidad)
- Son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario (Minimización de datos)
- Son exactos y, cuando sea necesario, se mantienen actualizados (Exactitud)
- Se conservan solo durante el tiempo necesario para los fines que le hemos comunicado (Limitación del plazo de conservación)
- Se mantienen de forma segura (Integridad, confidencialidad y seguridad)
4. Datos personales de los candidatos
4.1 El tipo de datos personales que recopilamos
Podemos recopilar, almacenar y procesar las siguientes categorías de datos personales de los candidatos:
- Datos de identidad y contacto (por ejemplo, nombre, cargo, fotografía, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento)
- Información de contratación y solicitud (por ejemplo, CV, carta de presentación, historial laboral, cualificaciones, habilidades, experiencia)
- Información de entrevistas y evaluaciones (por ejemplo, notas de entrevistas, resultados de pruebas, comentarios)
- Información sobre el derecho al trabajo y antecedentes (por ejemplo, prueba de identidad, estatus de visado/inmigración, prueba de domicilio y direcciones actuales y anteriores, números de seguridad social, verificación de referencias, información sobre condenas penales y delitos, y evaluaciones de antecedentes cuando la ley lo permita)
- Correspondencia con o sobre los candidatos (por ejemplo, cartas, correos electrónicos)
- Datos salariales (en algunas regiones)
- Datos de categorías especiales, solo cuando sea pertinente y legal (por ejemplo, seguimiento de igualdad de oportunidades, información de salud, necesaria para entrevistas y adaptaciones en el lugar de trabajo)
- Imágenes/grabaciones de audio y vídeo (por ejemplo, CCTV obtenido durante entrevistas presenciales)
4.2 Cómo recopilamos sus datos personales
Durante nuestro proceso de selección (fase de solicitud, fase(s) de entrevista e incorporación), Thought Machine recopila datos personales principalmente de:
- Usted, el candidato (a través de su solicitud, CV, formularios, entrevistas y correspondencia)
- Agencias de selección o plataformas donde envió su solicitud
- Sitios de redes profesionales, como LinkedIn, y otras fuentes públicas, como redes sociales y portales de empleo
- Proveedores de comprobación de antecedentes, referencias y servicios de verificación del derecho a trabajar
- Las referencias que usted nos indique para que contactemos, por ejemplo, antiguos empleadores, gerentes o compañeros
- Servicios de verificación de antecedentes penales (o equivalentes), solo cuando sea pertinente y legal
- Implementación de medidas de seguridad (por ejemplo, CCTV y control de acceso)
4.3 Cómo utilizamos sus datos personales
Utilizaremos sus datos personales para:
- Evaluar sus habilidades, cualificaciones y adecuación al puesto
- Comunicarnos con usted durante el proceso de selección
- Realizar entrevistas, evaluaciones y comprobaciones de antecedentes
- Verificar su identidad, su derecho a trabajar y sus referencias
- Mantener registros de nuestro proceso de selección a efectos de cumplimiento y seguimiento
- Tenerle en cuenta para futuros puestos (cuando esté permitido y a menos que se oponga)
4.4 Si decide no facilitar sus datos de candidato
Si no facilita la información solicitada que sea necesaria para que podamos valorar su candidatura (como pruebas de cualificaciones o historial laboral), no podremos tramitar su solicitud correctamente. Esto no incluye los datos de categorías especiales que podamos recopilar como parte del seguimiento de la diversidad y la igualdad de oportunidades (consulte la sección 5 a continuación para obtener más información sobre este punto).
5. Base legal para el tratamiento de los datos personales de los candidatos
Debemos contar con una base legal para utilizar sus datos personales. Nos basamos en una o varias de las siguientes bases legales:
- Intereses legítimos: cuando necesitamos utilizar sus datos para nuestros intereses legítimos o los de un tercero. Esto implica utilizar los datos de una manera que usted espera, por una razón que redunda en su interés y/o en el nuestro (o de un tercero) y que no prevalece sobre sus derechos de privacidad, por ejemplo, para gestionar nuestro proceso de selección de forma justa y eficaz
- Consentimiento: cuando le solicitamos su consentimiento para un tratamiento específico, por ejemplo, el seguimiento opcional de la diversidad o ciertas comprobaciones de antecedentes
- Deber contractual: cuando necesitamos la información para tramitar su solicitud con el fin de formalizar un contrato laboral o de otro tipo con usted
- Obligación legal: cuando una ley o reglamento nos exige recopilar la información para decidir si podemos formalizar un contrato laboral o de otro tipo con usted, por ejemplo, para verificar su identidad, su derecho a trabajar y cumplir con la legislación laboral
- Interés público: cuando necesitamos la información para realizar una tarea específica de interés público establecida por ley
Cuando tratamos datos de categorías especiales (como información sobre salud o diversidad), lo hacemos de acuerdo con los requisitos legales y con las salvaguardas adecuadas.
En caso de que no se pueda determinar una base legal para la recopilación de datos, no los recopilaremos ni los trataremos.
6. Seguimiento de la diversidad y la igualdad de oportunidades
Como parte de nuestro compromiso con la igualdad, la diversidad y la inclusión, podemos recopilar y tratar datos de categorías especiales relacionados con:
- Género, edad, origen étnico y nacionalidad
- Discapacidad y condiciones de salud (cuando sea relevante para realizar ajustes)
- Religión o creencias
- Orientación sexual
Esta información se recopila de forma voluntaria y no afectará a su solicitud. Se utiliza únicamente para fines de seguimiento estadístico, elaboración de informes y para garantizar el cumplimiento de la legislación sobre igualdad de oportunidades.
Cuando se recopile, esta información será:
- Se mantiene separada de su solicitud y del proceso de toma de decisiones de contratación
- Solo tiene acceso el personal responsable de supervisar los datos de igualdad
- Se presenta de forma agregada y anonimizada siempre que sea posible
Procesamos esta información basándonos en su consentimiento explícito o, cuando corresponda, de acuerdo con nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral y de igualdad. Puede optar por no proporcionar esta información sin que ello afecte a su solicitud.
7. Compartir datos personales de los candidatos
Podemos compartir sus datos con:
- Agencias y plataformas de selección de personal (si presentó su solicitud a través de ellas)
- Proveedores de servicios que dan soporte a nuestros sistemas de contratación (por ejemplo, software de seguimiento de candidatos)
- Proveedores de verificación de antecedentes, referencias y asesores profesionales
- Empresas del grupo Thought Machine
- Organismos legales o reguladores cuando sea necesario
No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos personales para sus propios fines. Solo les autorizamos a procesar sus datos personales para fines específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones. No vendemos ni alquilamos sus datos personales a terceros.
8. Transferencias internacionales
Si sus datos personales se transfieren al extranjero, Thought Machine tomará las medidas oportunas para garantizar que existan las salvaguardias adecuadas para proteger su información.
9. Seguridad de los datos
Thought Machine se toma muy en serio la privacidad y hemos implementado las medidas de seguridad adecuadas para evitar que sus datos personales se pierdan, utilicen o accedan de forma accidental o no autorizada, se alteren o se divulguen.
Todos nuestros proveedores de servicios externos y las empresas del grupo Thought Machine están obligados a adoptar las medidas de seguridad adecuadas para proteger sus datos personales de acuerdo con nuestras políticas. Estas pueden incluir cifrado, seguridad de acceso físico u otras herramientas que consideremos que mejoran la seguridad de nuestros sistemas de procesamiento de datos.
Contamos con medidas y procedimientos de seguridad para detectar, identificar y mitigar posibles brechas de seguridad de datos personales, reales o sospechadas, y le notificaremos a usted y a la autoridad de control pertinente en caso de que se produzca una brecha de datos personales relevante cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.
10. Inteligencia Artificial y toma de decisiones automatizada
Podemos utilizar herramientas de Inteligencia Artificial (IA) para ayudar en nuestro proceso de selección. Estas herramientas pueden ayudarnos a filtrar solicitudes, evaluar competencias y apoyar la toma de decisiones. Todos los procesos asistidos por IA están sujetos a supervisión humana, y las decisiones finales de contratación las toma nuestro equipo de selección.
Nos aseguramos de que todas las herramientas de IA que utilizamos estén diseñadas para fomentar la equidad, la precisión y la transparencia.
No dependemos exclusivamente de la toma de decisiones automatizada. Usted no será objeto de decisiones que tengan un impacto significativo sobre usted basadas únicamente en la toma de decisiones automatizada.
Usted tiene derecho a solicitar más información sobre cómo se utiliza la IA en nuestro proceso de solicitud, así como el derecho a impugnar o solicitar una revisión humana de cualquier decisión que implique asistencia de IA.
11. Retención de datos
Thought Machine almacenará sus datos personales durante el tiempo que sea razonablemente necesario para los fines para los que fueron recopilados y los eliminará de forma segura cuando ya no sean necesarios, de acuerdo con nuestra política de retención de datos. En algunas circunstancias, podemos almacenar sus datos personales durante periodos más largos, por ejemplo, cuando estemos obligados a hacerlo de conformidad con requisitos legales, reglamentarios o técnicos necesarios.
Conservaremos sus datos personales durante:
- Candidatos seleccionados: Su información se transferirá a su expediente de empleado y se conservará de acuerdo con nuestro Aviso de Privacidad para Empleados y Personal.
- Candidatos no seleccionados: Conservaremos su información durante 12 meses tras finalizar el proceso de selección, a menos que la ley exija un periodo más largo o que usted nos dé su consentimiento para ser tenido en cuenta en futuras oportunidades.
12. Derechos de protección de datos de los candidatos
Usted tiene varios derechos en relación con los datos personales suyos que conservamos:
- Derecho de acceso (comúnmente conocido como "solicitud de acceso del interesado") - Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los estamos tratando de forma legal
- Derecho de rectificación – Esto le permite corregir cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted
- Derecho de supresión (también conocido como "derecho al olvido") – Esto le permite, en determinadas circunstancias, solicitarnos que eliminemos o suprimamos datos personales cuando no exista una razón válida para que sigamos tratándolos
- Derecho a la limitación del tratamiento – Esto le permite solicitarnos que suspendamos el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, si considera que se están utilizando de forma ilegal o que los datos no son correctos
- Derecho a oponerse al tratamiento - Cuando nos basamos en un interés legítimo, usted puede oponerse a que se utilicen sus datos personales si no se están utilizando de la manera para la que fueron recopilados (por ejemplo, con fines de lucro, automatización o marketing directo)
- Derecho a la portabilidad de los datos – Thought Machine debe facilitarle sus datos personales para que pueda reutilizarlos para sus propios fines o en diferentes servicios. Debemos proporcionarlos en un formato de uso común y lectura mecánica
- Derecho a oponerse a la toma de decisiones individuales automatizadas – Thought Machine debe respetar los derechos de las personas en relación con la toma de decisiones automatizada y la elaboración de perfiles
- Derecho a presentar una reclamación – Tiene derecho a presentar una reclamación ante el organismo regulador o la autoridad de control de protección de datos pertinente (por ejemplo, la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido)
- Derecho a retirar el consentimiento (cuando el consentimiento sea la base legal) - Si ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales con fines de nuestro proceso de selección, tiene derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, lo cual no afectará a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada del mismo. Para retirar su consentimiento, o para cualquier reclamación, solicitud o consulta, las personas interesadas deben ponerse en contacto con dpo@thoughtmachine.net.
Una vez que hayamos recibido la notificación de que ha retirado su consentimiento, dejaremos de procesar su solicitud y, sujeto a nuestra política de retención, eliminaremos sus datos personales de forma segura. Es posible que le pidamos que verifique su identidad antes de tramitar la solicitud; esto es para garantizar que sus datos estén protegidos y seguros.
13. Datos de contacto
Nuestro Delegado de Protección de Datos tiene el cometido de supervisar y hacer cumplir el cumplimiento de todas las leyes de protección de datos, para garantizar que los datos personales que se recopilan y procesan se traten de forma adecuada.
Si tiene alguna pregunta o duda sobre este aviso de privacidad o sobre cómo tratamos sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos a través de la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@thoughtmachine.net
Dirección de contacto: Delegado de Protección de Datos
7 Herbrand St, Londres WC1N 1EX
14. Reclamaciones
Tiene derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner’s Office (ICO), el organismo regulador del Reino Unido para cuestiones de protección de datos (www.ico.org.uk). No obstante, antes de hacerlo, le rogamos que primero nos presente su reclamación o nos pida aclaraciones si hay algo que no comprende.
15. Cambios en esta Política de Privacidad y su deber de informarnos de cualquier cambio
Revisamos nuestra política de privacidad periódicamente. Puede obtener versiones anteriores poniéndose en contacto con nosotros.
Es importante que los datos personales que tenemos sobre usted sean exactos y actuales. Le rogamos que nos informe si sus datos personales cambian durante su relación con nosotros, por ejemplo, si cambia su dirección postal o de correo electrónico.
