1. Zweck
Thought Machine Group Limited und unsere Konzernunternehmen („Thought Machine“, „wir“, „uns“, „unser“) verpflichten sich zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten. Dieser Datenschutzhinweis für Bewerber beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten während unseres Rekrutierungsprozesses gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften erheben und verarbeiten, einschließlich der britischen Datenschutz-Grundverordnung („UK GDPR“), des Data Protection Act 2018, der EU-Datenschutz-Grundverordnung („EU GDPR“) sowie aller anderen relevanten lokalen Datenschutzgesetze.
Dieser Hinweis gilt für alle Bewerber, die sich direkt, über Personalvermittlungsagenturen oder über Drittplattformen bewerben (unabhängig davon, ob Sie sich als Angestellter, Mitarbeiter oder Auftragnehmer bei uns bewerben).
2. Begriffsbestimmungen
Ein „Verantwortlicher“ ist eine natürliche oder juristische Person, die:
- Entscheidet über die Erhebung oder Verarbeitung personenbezogener Daten
- Entscheidet, was der Zweck oder das Ergebnis der Verarbeitung sein soll
- Entscheidet, welche personenbezogenen Daten erhoben werden sollen
- Entscheidet, von welchen Personen personenbezogene Daten erhoben werden
Thought Machine gilt als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, wenn wir personenbezogene Daten von Bewerbern während unseres Rekrutierungsprozesses verarbeiten.
Eine „betroffene Person“ ist eine lebende natürliche Person, die anhand der personenbezogenen Daten oder durch zusätzliche Informationen, die gespeichert oder erlangt wurden, identifiziert werden kann.
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine betroffene Person beziehen und dazu verwendet werden können, diese direkt oder in Kombination mit anderen Informationen indirekt zu identifizieren. Dazu gehören unter anderem:
- Name einer Person
- Berufsbezeichnung
- Alter
- Post- oder E-Mail-Adresse
- IP-Adresse, z. B. Online-Kennung
- Kfz-Kennzeichen
- Bankverbindung
„Verarbeitung“ bezieht sich auf sämtliche Vorgänge oder den Umgang mit personenbezogenen Daten durch manuelle oder automatisierte Verfahren (z. B. Datenerhebung), deren Löschung und Vernichtung sowie alles, was dazwischen liegt, einschließlich Aufzeichnung, Nutzung, Offenlegung, Weitergabe und Speicherung.
Es gibt „besondere Kategorien“ personenbezogener Daten. Dazu gehören unter anderem Daten, aus denen Folgendes hervorgeht:
- Rasse oder ethnische Herkunft
- Religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Sexuelle Orientierung
- Genetische oder biometrische Daten
3. Datenschutzgrundsätze
Thought Machine verpflichtet sich zur Einhaltung der Datenschutzgrundsätze gemäß der UK GDPR und anderer Datenschutzvorschriften. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten:
- Rechtmäßig, nach Treu und Glauben und auf transparente Weise verarbeitet (Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz)
- Nur für einen festgelegten, rechtmäßigen Zweck erhoben (Zweckbindung)
- Angemessen, relevant und auf das notwendige Maß beschränkt (Datenminimierung)
- Richtig und, sofern erforderlich, auf dem neuesten Stand gehalten (Richtigkeit)
- Nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke, über die wir Sie informiert haben, erforderlich ist (Speicherbegrenzung)
- Sicher aufbewahrt (Integrität, Vertraulichkeit und Sicherheit)
4. Personenbezogene Daten von Bewerbern
4.1 Art der von uns erhobenen personenbezogenen Daten
Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von Bewerbern erheben, speichern und verarbeiten:
- Identitäts- und Kontaktdaten (z. B. Name, Titel, Foto, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum)
- Informationen zu Rekrutierung und Bewerbung (z. B. Lebenslauf, Anschreiben, beruflicher Werdegang, Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrung)
- Informationen aus Vorstellungsgesprächen und Bewertungen (z. B. Gesprächsnotizen, Testergebnisse, Feedback)
- Informationen zum Arbeitsrecht und Hintergrundinformationen (z. B. Identitätsnachweis, Visums-/Aufenthaltsstatus, Adressnachweis sowie aktuelle und frühere Anschriften, Versicherungsnummern, Referenzprüfungen, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten sowie Hintergrundüberprüfungen, sofern gesetzlich zulässig)
- Korrespondenz mit oder über Bewerber (z. B. Briefe, E-Mails)
- Gehaltsdaten (in einigen Regionen)
- Daten besonderer Kategorien, nur wenn dies relevant und rechtlich zulässig ist (z. B. zur Überwachung der Chancengleichheit, Gesundheitsinformationen, die für Vorstellungsgespräche und Arbeitsplatzanpassungen erforderlich sind)
- Audio- und Videoaufnahmen (z. B. Videoüberwachung bei persönlichen Vorstellungsgesprächen)
4.2 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben
Während unseres Rekrutierungsprozesses – in der Bewerbungsphase, den Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding – erhebt Thought Machine personenbezogene Daten vorwiegend von:
- Sie als Kandidat (durch Ihre Bewerbung, Ihren Lebenslauf, Formulare, Vorstellungsgespräche und Korrespondenz)
- Personalvermittlungsagenturen oder Plattformen, über die Sie Ihre Bewerbung eingereicht haben
- Professionelle Netzwerkseiten, z. B. LinkedIn, und andere öffentliche Quellen wie soziale Medien und Jobbörsen
- Anbieter von Hintergrundüberprüfungen, Referenzgeber und Dienste zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung
- Ihre von Ihnen benannten Referenzgeber, die wir kontaktieren sollen, z. B. frühere Arbeitgeber, Vorgesetzte oder Kollegen
- Überprüfung von Vorstrafen durch entsprechende Behörden (oder gleichwertige Stellen), nur wenn dies relevant und rechtlich zulässig ist
- Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Videoüberwachung und Zugangskontrolle)
4.3 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um:
- Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle
- Kommunikation mit Ihnen während des Rekrutierungsprozesses
- Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Bewertungen und Hintergrundüberprüfungen
- Überprüfung Ihrer Identität, Arbeitsberechtigung und Referenzen
- Aufbewahrung von Unterlagen zu unserem Rekrutierungsprozess zu Compliance- und Überwachungszwecken
- Berücksichtigung für zukünftige Stellen (sofern zulässig und sofern Sie nicht widersprechen)
4.4 Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Bewerberdaten nicht bereitzustellen
Wenn Sie angeforderte Informationen nicht bereitstellen, die notwendig sind, damit wir Ihre Bewerbung prüfen können (wie z. B. Nachweise über Qualifikationen oder den beruflichen Werdegang), können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich bearbeiten. Dies gilt nicht für Daten besonderer Kategorien, die wir im Rahmen der Überwachung von Vielfalt und Chancengleichheit erheben (weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 5 unten).
5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Bewerberdaten
Wir benötigen eine Rechtsgrundlage für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir stützen uns auf eine oder mehrere der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Berechtigte Interessen: Dies ist der Fall, wenn wir Ihre Daten für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten benötigen. Dies bedeutet, dass wir Daten auf eine Weise verwenden, die Sie von uns erwarten, aus einem Grund, der in Ihrem und/oder unserem Interesse (oder dem eines Dritten) liegt und der Ihre Datenschutzrechte nicht beeinträchtigt, z. B. um unseren Rekrutierungsprozess fair und effektiv zu gestalten.
- Einwilligung: Dies ist der Fall, wenn wir Sie um Ihre Zustimmung zu einer bestimmten Verarbeitung bitten, z. B. bei freiwilliger Diversitätsüberwachung oder bestimmten Hintergrundüberprüfungen.
- Vertragliche Pflicht: Dies ist der Fall, wenn wir die Informationen benötigen, um Ihre Bewerbung für den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses oder eines anderen Vertrags mit Ihnen zu bearbeiten.
- Rechtliche Verpflichtung: Dies ist der Fall, wenn ein Gesetz oder eine Vorschrift vorschreibt, dass wir die Informationen erheben müssen, um zu entscheiden, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis oder einen anderen Vertrag mit Ihnen eingehen können, z. B. zur Identitätsprüfung, zur Überprüfung der Arbeitserlaubnis und zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
- Öffentliches Interesse: Dies ist der Fall, wenn wir die Informationen benötigen, um eine spezifische Aufgabe im öffentlichen Interesse zu erfüllen, die gesetzlich festgelegt ist.
Wenn wir Daten besonderer Kategorien (wie Gesundheits- oder Diversitätsinformationen) verarbeiten, geschieht dies im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen und unter Anwendung angemessener Schutzmaßnahmen.
Sollte für die Datenerhebung keine Rechtsgrundlage festgestellt werden können, werden wir diese Daten nicht erheben oder verarbeiten.
6. Überwachung von Vielfalt und Chancengleichheit
Im Rahmen unseres Engagements für Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion erheben und verarbeiten wir gegebenenfalls Daten besonderer Kategorien zu:
- Geschlecht, Alter, ethnische Herkunft und Nationalität
- Behinderungen und gesundheitliche Beeinträchtigungen (sofern für Anpassungen relevant)
- Religion oder Weltanschauung
- Sexuelle Orientierung
Diese Informationen werden auf freiwilliger Basis erhoben und haben keinen Einfluss auf Ihre Bewerbung. Sie werden ausschließlich für statistische Überwachungszwecke, Berichterstattungen und zur Sicherstellung der Einhaltung von Gleichstellungsgesetzen verwendet.
Sofern diese Informationen erhoben werden, werden sie:
- Getrennt von Ihrer Bewerbung und dem Entscheidungsprozess zur Einstellung aufbewahrt
- Nur für Mitarbeiter zugänglich, die für die Überwachung von Gleichstellungsdaten verantwortlich sind
- Soweit möglich in aggregierter und anonymisierter Form ausgewertet
Wir verarbeiten diese Informationen auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder, sofern zutreffend, im Einklang mit unseren Verpflichtungen aus dem Arbeits- und Gleichstellungsrecht. Sie können sich entscheiden, diese Informationen nicht bereitzustellen, ohne dass dies Auswirkungen auf Ihre Bewerbung hat.
7. Weitergabe personenbezogener Daten von Bewerbern
Wir geben Ihre Daten möglicherweise an folgende Stellen weiter:
- Personalvermittlungsagenturen und -plattformen (sofern Sie sich über diese beworben haben)
- Dienstleister, die unsere Rekrutierungssysteme unterstützen (z. B. Bewerbermanagement-Software)
- Anbieter von Hintergrundüberprüfungen, Referenzgeber und professionelle Berater
- Unternehmen der Thought Machine-Gruppe
- Gesetzliche oder behördliche Stellen, sofern erforderlich
Wir gestatten unseren Drittanbietern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden. Wir erlauben ihnen die Verarbeitung Ihrer Daten ausschließlich für festgelegte Zwecke und gemäß unseren Weisungen. Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.
8. Internationale Übermittlungen
Wenn Ihre personenbezogenen Daten ins Ausland übermittelt werden, ergreift Thought Machine geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass angemessene Schutzvorkehrungen zum Schutz Ihrer Informationen bestehen.
9. Datensicherheit
Thought Machine nimmt den Datenschutz ernst und hat angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten versehentlich verloren gehen, unbefugt verwendet oder abgerufen, verändert oder offengelegt werden.
Alle unsere Drittanbieter und Unternehmen der Thought-Machine-Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß unseren Richtlinien zu ergreifen. Dazu können Verschlüsselung, physische Zugangssicherungen oder andere Instrumente gehören, die nach unserer Einschätzung die Sicherheit unserer Datenverarbeitungssysteme erhöhen.
Wir verfügen über Sicherheitsmaßnahmen und Verfahren zur Erkennung, Identifizierung und Eindämmung von vermuteten oder tatsächlichen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und werden Sie sowie die zuständige Aufsichtsbehörde über eine solche Verletzung informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
10. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungsfindung
Wir setzen möglicherweise Tools der Künstlichen Intelligenz (KI) ein, um unseren Rekrutierungsprozess zu unterstützen. Diese Tools können uns dabei helfen, Bewerbungen zu sichten, Fähigkeiten zu bewerten und Entscheidungen vorzubereiten. Alle KI-gestützten Prozesse unterliegen menschlicher Aufsicht, und die endgültigen Einstellungsentscheidungen werden von unserem Rekrutierungsteam getroffen.
Wir stellen sicher, dass alle von uns verwendeten KI-Tools auf Fairness, Genauigkeit und Transparenz ausgelegt sind.
Wir verlassen uns nicht ausschließlich auf automatisierte Entscheidungsfindungen. Sie werden keinen Entscheidungen unterworfen, die erhebliche Auswirkungen auf Sie haben und ausschließlich auf einer automatisierten Entscheidungsfindung beruhen.
Sie haben das Recht, weitere Informationen darüber anzufordern, wie KI in unserem Bewerbungsprozess eingesetzt wird, sowie das Recht, Entscheidungen, die auf KI-Unterstützung beruhen, anzufechten oder eine menschliche Überprüfung zu verlangen.
11. Datenaufbewahrung
Thought Machine speichert Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, vernünftigerweise erforderlich ist, und löscht sie sicher, sobald sie gemäß unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie nicht mehr benötigt werden. Unter bestimmten Umständen können wir Ihre Daten für längere Zeiträume speichern, beispielsweise wenn dies aufgrund gesetzlicher, regulatorischer oder notwendiger technischer Anforderungen erforderlich ist.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für:
- Erfolgreiche Bewerber: Ihre Daten werden in Ihre Personalakte übernommen und gemäß unserer Datenschutzerklärung für Mitarbeiter und Personal aufbewahrt.
- Nicht berücksichtigte Bewerber: Ihre Daten werden für 12 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gespeichert, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist gesetzlich vorgeschrieben oder Sie stimmen einer Speicherung für zukünftige Stellenangebote zu.
12. Datenschutzrechte für Bewerber
Sie haben verschiedene Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, die wir speichern:
- Recht auf Auskunft (allgemein bekannt als „Auskunftsersuchen der betroffenen Person“) – Dies ermöglicht es Ihnen, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben, und zu überprüfen, ob wir diese rechtmäßig verarbeiten
- Recht auf Berichtigung – Dies ermöglicht es Ihnen, unvollständige oder unrichtige Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren zu lassen
- Recht auf Löschung (auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“) – Dies ermöglicht es Ihnen unter bestimmten Umständen, uns aufzufordern, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn es keinen triftigen Grund für eine weitere Verarbeitung gibt
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Dies ermöglicht es Ihnen, uns aufzufordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auszusetzen, z. B. wenn Sie der Meinung sind, dass diese unrechtmäßig verwendet werden oder die Daten nicht korrekt sind
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung – Wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, können Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, sofern diese nicht für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden (z. B. Profit, Automatisierung, Direktmarketing)
- Recht auf Datenübertragbarkeit – Thought Machine muss Ihnen Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, damit Sie diese für eigene Zwecke oder bei anderen Diensten wiederverwenden können. Wir müssen diese in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereitstellen
- Recht auf Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungen im Einzelfall – Thought Machine muss die Rechte von Einzelpersonen in Bezug auf automatisierte Entscheidungsfindungen und Profiling wahren
- Recht auf Beschwerde – Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen (z. B. beim UK Information Commissioner’s Office)
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (sofern die Einwilligung die Rechtsgrundlage bildet) - Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke unseres Bewerbungsverfahrens erteilt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Um Ihre Einwilligung zu widerrufen oder bei Beschwerden, Anfragen oder Fragen wenden Sie sich bitte an dpo@thoughtmachine.net.
Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden wir Ihre Bewerbung nicht weiter bearbeiten und Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie sicher löschen. Wir bitten Sie möglicherweise, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir dem Antrag nachkommen – dies dient dem Schutz und der Sicherheit Ihrer Daten.
13. Kontaktdaten
Unser Datenschutzbeauftragter ist damit betraut, die Einhaltung aller Datenschutzgesetze zu überwachen und durchzusetzen, um sicherzustellen, dass erhobene und verarbeitete personenbezogene Daten angemessen behandelt werden.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken zu diesem Datenschutzhinweis oder zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter der folgenden E-Mail-Adresse kontaktieren: dpo@thoughtmachine.net
Kontaktadresse: Datenschutzbeauftragter
7 Herbrand St, London WC1N 1EX
14. Beschwerden
Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Information Commissioner’s Office (ICO), der britischen Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen, einzureichen (www.ico.org.uk). Bitte wenden Sie sich jedoch zunächst an uns, um Ihre Beschwerde vorzubringen oder um Klärung zu bitten, falls Sie etwas nicht verstehen.
15. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie und Ihre Mitteilungspflicht
Wir überprüfen unsere Datenschutzrichtlinie regelmäßig. Ältere Versionen können bei uns angefordert werden.
Es ist wichtig, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, korrekt und aktuell sind. Bitte informieren Sie uns, falls sich Ihre persönlichen Daten während unserer Geschäftsbeziehung ändern, beispielsweise bei einer neuen Anschrift oder E-Mail-Adresse.
